۰ تا ۱۰۰نحوه ایجاد یک طرح پروژه: راهنمای گام به گام

آنچه در این مقاله می‌خوانید:

کارایی و سازماندهی در هر پروژه محل کار بسیار مهم است. یک طرح پروژه به عنوان یک راهنمای دقیق عمل می کند که به تیم ها کمک می کند تا سازماندهی شده و در مسیر خود باقی بمانند. این می تواند عامل تعیین کننده در ماندن در بودجه و رعایت مهلت های زمانی باشد.

در پست زیر، نحوه ایجاد طرح پروژه را به شما آموزش خواهیم داد. برای یادگیری آنچه در طرح پروژه گنجانده شده است و بهترین روش ها برای نوشتن طرح پروژه به ادامه مطلب مراجعه کنید.

طرح پروژه چیست؟

طرح پروژه که برنامه کاری نیز نامیده می شود، سندی است که همه چیز را در مورد یک پروژه پوشش می دهد. بخشی از نقشه راه، بخشی چک لیست و بخشی از طرح اولیه است.

برنامه های پروژه که توسط مدیران پروژه ایجاد می شود، محدوده، اهداف، موارد قابل تحویل و جدول زمانی پروژه را مشخص می کند. معمولاً پس از بررسی منشور پروژه توسط ذینفعان نوشته می شود، این طرح برای شفاف سازی و بحث با تیم به اشتراک گذاشته می شود. در مراحل اولیه، به‌عنوان یک راهنما برای موارد قابل تحویل عمل می‌کند، در حالی که در مراحل بعدی، به اندازه‌گیری پیشرفت کمک می‌کند و تیم را با چشم‌انداز، نقاط عطف و تاریخ‌های سررسید پروژه همسو نگه می‌دارد.

منشور پروژه در مقابل طرح پروژه

طرح پروژه یک نقشه راه دقیق است که یک تیم از شروع پروژه تا تحویل آن را دنبال می کند. این شامل تمام جزئیاتی است که تیم برای انجام کار به آن نیاز دارد، مانند ترتیبی که محصولات تحویلی باید تکمیل شوند، چگونه پروژه باید ردیابی شود، تاریخ های سررسید هر جزء از پروژه، و نحوه واگذاری وظایف پروژه.

منشور پروژه، در مقابل، یک سند سطح بالاتر است. محدوده پروژه، نقاط عطف، محصولات قابل تحویل و یک جدول زمانی کلی را به تفصیل شرح می دهد، اما جزئیات خاصی را که در طرح پروژه یافت می شود شامل نمی شود. در رابطه با یکدیگر، یک پیشنهاد یا پروپوزال پروژه اول است. سپس منشور پروژه دنبال می شود و پس از آن طرح پروژه می آید.

هدف از طرح پروژه

هدف اولیه یک طرح پروژه این است که تیم را در راستای تکمیل آن حفظ کند. این تأثیرات موج‌دار متعددی دارد، مانند پاسخ دادن به سؤالات اعضای تیم قبل از ایجاد آنها و ارائه چارچوبی برای تصمیم گیری و اجرا.

یک طرح پروژه همچنین ذینفعان را در راستای اهداف پروژه نگه می دارد. به اشتراک گذاشتن طرح پروژه قبل از شروع کار و ارجاع به آن با هر نقطه عطف و/یا قابل تحویل، ذینفعان را در جریان پیشرفت پروژه نگه می دارد و به آنها فرصت می دهد تا در مقاطع کلیدی سؤال بپرسند و بازخورد ارائه دهند.

عناصر کلیدی طرح پروژه

نمای کلی پروژه/خلاصه اجرایی	شرح مختصری از پروژه. این شامل اهداف و تحویل های کلیدی است.
موضوع و اهداف پروژه	اهداف مشخص، مشخص و قابل اندازه گیری
بیانیه محدوده	بیانیه ای در مورد آنچه در پروژه گنجانده شده است
قابل تحویل	خروجی های ملموس پروژه
برنامه زمانی پروژه / نقاط عطف	تاریخ ها و نکات کلیدی در جدول زمانی پروژه
طرح منابع	خلاصه منابع مورد استفاده و نحوه تخصیص آنها
برآورد بودجه	برآورد هزینه ها و تخصیص پروژه
طرح مدیریت ریسک	خطرات بالقوه و استراتژی های کاهش مرتبط
لیست سهامداران	فهرست ذینفعان کلیدی
طرح ارتباطی	فراوانی و نوع ارتباط بین مدیر پروژه و ذینفعان
سازمان پروژه و نقش ها	ساختار تیم و مسئولیت های فردی

مراحل ایجاد طرح پروژه

۱. اهداف پروژه را تعریف کنید

قبل از نوشتن طرح پروژه، اهداف پروژه را مشخص کنید.

با این پروژه چه چیزی به دست خواهید آورد؟
- مزایای آن چیست؟
- چه مشکلاتی را حل خواهد کرد؟

پس از تعریف اهداف پروژه، می‌توانید مزایای آن مانند افزایش تعامل در رسانه‌های اجتماعی، شناخت بیشتر برند، افزایش فروش یا گردش کار کارآمدتر را برای ارائه چند مثال بیان کنید. اگر هدف حل مشکل موجود است، این مشکل را به وضوح در یادداشت های طوفان فکری خود یادداشت کنید.

در حین طرح ریزی و نوشتن اهداف، مطمئن شوید که از معیارهای SMART پیروی می کنند:

خاص (Specific): آیا آنها بر روی یک چالش یا هدف خاص متمرکز هستند؟
قابل اندازه گیری(Measurable): آیا می توانید میزان پیشرفت به سمت اهداف را تعیین کنید؟ چگونه؟
قابل واگذاری (Assignable): آیا نقش های روشنی وجود دارد که بتوان به افراد خاصی واگذار کرد؟
واقع بینانه (Realistic): آیا انتظار نتیجه بیان شده با منابع موجود منطقی است؟
زمانبندی (Time-related): آیا جدول زمانی مشخصی برای دستیابی به اهداف اعلام شده وجود دارد؟

۲. سهامداران را درگیر کنید

زمانی را برای صحبت با هر یک از ذینفعان برنامه ریزی کنید. از آنها بپرسید که به چه چیزی نیاز دارند و چگونه این پروژه نیازهای آنها را برآورده می کند. این امر می‌تواند بین ذینفعان به‌خصوص زمانی که اهداف پروژه را محدود می‌کنید و به یک اجماع می‌رسید، درگیر شود. اگر ذینفعان متعدد و نیازهای متفاوت وجود داشته باشد، برگزاری جلسه ای با همه طرف ها ممکن است مفید باشد.

۳. محدوده پروژه را تعیین کنید

با نظرات ذینفعان، مرحله بعدی تعیین محدوده پروژه است. محصولات قابل تحویل خاص را بیان کنید.

یک بیانیه دامنه بنویسید که به وضوح تمام جنبه های محدوده پروژه را مشخص کند.

در اینجا یک نکته وجود دارد: هنگامی که پس از اتمام پروژه، موارد قابل تحویل جدید اضافه می شوند، این وضعیت به عنوان خزش دامنه شناخته می شود. مرزهای روشن، کلیدی برای جلوگیری از خزش محدوده است.

۴. پروژه را به وظایف تقسیم کنید

یک ساختار شکست کار (WBS) ایجاد کنید. پروژه را به تکه های کوچک تقسیم کنید و برای هر مرحله موارد قابل تحویل را تعریف کنید. در حین انجام این کار، اعضای تیم را به وظایف خاصی اختصاص دهید.

۵. یک جدول زمانی ایجاد کنید

هنگامی که ایده ای از هر مرحله از پیشرفت پروژه دارید، با قرار دادن آنها در ترتیب متوالی، یک جدول زمانی ایجاد کنید. ویژگی نوشتن گرامرلی می تواند در این مورد کمک کند. سایر ابزارهایی که می توانید در این مرحله استفاده کنید شامل نمودارهای گانت برای تجسم برنامه ها و چک لیست های تعاملی مانند موارد موجود در CoSchedule و Notion است.

در اینجا یک نکته وجود دارد: در مورد تاریخ های سررسید و نقاط عطف واقع بین باشید! همیشه بهتر است بیشتر از زمانی که فکر می‌کنید هر کار به آن نیاز دارد اختصاص دهید تا زمانی که کمتر از آن تخصیص دهید—اگر کسی بیمار شود یا مشکل دیگری پیش بیاید، این بالشتک می‌تواند نجات‌بخش باشد.

6. برآورد منابع و هزینه ها

موارد زیر را تعیین کنید:

چه کسی روی پروژه کار خواهد کرد
تجهیزاتی که تیم استفاده خواهد کرد
مواد لازم برای پروژه

چند سناریو مختلف، مانند برون سپاری بخشی یا تمام کار و نگهداری آن در داخل، کار کنید. این به شما چند امکان مختلف تخمین بودجه می‌دهد که می‌توانید از آنها برای تقویت برنامه پروژه خود استفاده کنید. به یاد داشته باشید که موارد احتمالی مانند هزینه های عجله و تجدید نظر را در نظر بگیرید.

۷. برای خطرات برنامه ریزی کنید

برخی از پروژه ها ریسک بیشتری نسبت به سایرین دارند. ممکن است با مشکلاتی مانند نقص فنی یا تاخیر در ارسال مواجه شوید. همانطور که طرح پروژه خود را توسعه می دهید، این خطرات را به طور واقع بینانه ارزیابی کنید، احتمال آنها را تعیین کنید و اینکه هر کدام چگونه می توانند بر پروژه تأثیر بگذارند. سپس، یک استراتژی کاهش برای هر ریسک ایجاد کنید و مسئولیت مدیریت ریسک های خاص را به اعضای تیم مربوطه واگذار کنید.

۸. پیش نویس برنامه ارتباطی

طرح ارتباطی بخش مهمی از طرح پروژه است. به یاد داشته باشید، هدف کل برنامه پروژه این است که تیم را در مسیر خود نگه دارید و از اجرای کارآمد پروژه اطمینان حاصل کنید. ارتباط، هم بین اعضای تیم و هم بین شما و ذینفعان پروژه، کلیدی است.

نحوه برقراری ارتباط خود را تعیین کنید ، از جمله از طریق ایمیل، جلسات، گزارش‌ها یا داشبورد. ممکن است بخواهید جلساتی را در نقاط خاصی برنامه ریزی کنید و همچنین کانالی را برای ارتباطات روزمره ایجاد کنید. در حین انجام این کار، نقش هایی را برای به روز رسانی و به اشتراک گذاری پیشرفت پروژه تعریف کنید.

۹. ایجاد یک فرآیند تضمین کیفیت

بررسی‌های کیفی را در جدول زمانی خود ایجاد کنید و مسئولیت های کنترل کیفیت را تعیین کنید.

تضمین کیفیت یک هدف اساسی برای هر طرح پروژه است. در طرح پروژه خاص خود، نحوه تعریف محصول با کیفیت را مشخص کنید. این می‌تواند داده‌های ثابتی باشد که محصول شما در برابر آن کار می‌کند یا طرح‌هایی که متناسب با هویت برند تثبیت شده است.

۱۰. تاییدیه ها را بگیرید و طرح را نهایی کنید

با پیش‌نویس آماده، آن را به ذینفعان ارائه دهید. آنها ممکن است بازخورد ارائه کنند، و در صورت انجام، پیشنهادات خود را در پیش نویس بعدی بگنجانند. قبل از شروع کار، مطمئن شوید که تیم نقش ها و مسئولیت های خود را درک کرده است.

۱۱. اجرا و نظارت بر طرح

پروژه را با بررسی طرح با تیم شروع کنید. در این مرحله ابزارهای ردیابی و ارتباطی مورد استفاده را معرفی کنید. در روزها و هفته‌های بعد، پیشرفت را زیر نظر داشته باشید و در صورت نیاز تنظیماتی را انجام دهید، مانند تغییر تاریخ سررسید یا تخصیص مجدد وظایف.

۱۲. درس های آموخته شده را مستند کنید

هنگامی که محصولات تحویلی در دست مشتری / سهامداران قرار گرفت، یک جلسه پایانی پروژه برگزار کنید . در این جلسه تمام موفقیت ها، چالش ها و زمینه هایی را که می توان گردش کار را بهبود بخشید، ثبت کنید. گرامرلی می‌تواند این فرآیند را با سازماندهی داده‌ها و بینش‌های شما در اسناد خوانا ساده کند. این مستندات می تواند به شما در نوشتن برنامه های پروژه موثرتر در آینده کمک کند.

بهترین شیوه ها

یکی از مؤثرترین راه‌ها برای یادگیری نحوه نوشتن برنامه‌های پروژه قوی، نگاه کردن به نمونه‌ای از طرح پروژه است. ممکن است شرکت شما نمونه هایی را بایگانی کرده باشد، یا می توانید آنها را به صورت آنلاین پیدا کنید.

در مورد همکاری با سهامداران کلیدی فعال باشید. این بدان معناست که قبل از شروع نوشتن برنامه به طور منظم با آنها ارتباط برقرار کنید و برای درک آنچه واقعاً نیاز دارند وقت بگذارید. آنها را در جریان پیشرفت پروژه نیز نگه دارید—در هر نقطه عطفی، مطمئن شوید که همه تأییدیه های لازم را دریافت می کنید. این می تواند از نادیده گرفتن و تاخیر جلوگیری کند.

در طرح نوشته شده پروژه شما، وضوح و مختصر بودن کلید است! این نکات را در اولویت قرار دهید.